Jaka jest różnica pomiędzy automatyzacją a worklow – em ?
Pojęcia workflow’u (przepływu pracy) i automatyzacji są bardzo często mylone. Dostawcy rozwiązano workflow’u twierdzą że oferują automatyzacje. Jak jest faktycznie?

Workflow faktur zarządza przepływem faktur cyfrowo, zmieniając proces z manualnego obiegu na jego elektroniczny odpowiednik. Dla twojej firmy oznacza to, że używasz pre-defiowanych albo ustalonych administracyjnie schematów przepływu faktur. Skutkuje to brakiem bądź niewielką automatyzacja procesów na poziomie chociażby notyfikacji, procedur uzgodnię czy eskalacji. System workflow umożliwia zatem firmie uwolnienie czasu, który wcześniej był wykorzystywany do manualnego procesowania dokumentów, przy czym w żaden sposób nie rozwiązuje on problemów, które może mieć firma z samym procesem! Pamiętajmy przy tym, że elektroniczny przepływ pracy razem z szybszym przepływem dokumentów zwiększa tempo pojawiających się problemów.

Automatyzacja procesu bazuje natomiast na wykorzystaniu reguł ustalonych przy projektowaniu procesu. Idea automatyzacji procesu polega na automatycznym uzgodnieniu dokumentu bądź automatycznym zidentyfikowaniu osoby odpowiedzialnej. Pozwala to firmom pracować lepiej i mądrzej, jak również umożliwia im zupełnie wyeliminować manualne, automatyczne i powtarzalne fazy procesów takich jak chociażby kojarzenie dokumentów z kontraktami, odbiorcami czy zamówieniami. Automatyzacja sięga w swoich rozwiązaniach o wiele dalej niż workflow.

W dziale zobowiązao wydajność jest często mierzona jako liczba faktur obsługiwana przez pojedynczą osobę. Początkiem 2009 roku znana firma doradcza Hacket Group opublikowała raport opisujący najlepsze departamenty AP, które wykorzystując workflow funkcjonują na poziomie 18 000 faktur rocznie na FTE (Full Time Equivalent).

I tutaj warto wskazać, iż firmy które korzystają z automatycznego obiegu, który tak jak workflow pozwala na elektroniczny obieg dokumentów zamiast manualnego ale ponadto pozwala automatycznie uzgadniać dokumenty z kontraktami i zamówieniami oraz automatycznie adresuje je do osób odpowiedzialnych – osiągają wyniki na poziomie 70 000 faktur rocznie na FTE. Liczby mówią same za siebie.

Marcin Miller CEO