e-mail: info@efematic.pl, telefon: +48 504 503 305
Basware Invoice Automation
Usprawnienie procesu obsługi zobowiązań
Basware Invoice Automation jest łatwym w użyciu systemem o wysokim stopniu automatyzacji, służącym do zarządzania i kontrolowania procesu przetwarzania faktur w organizacji. Umożliwia pełną automatyzację procesu, począwszy od rozpoznania danych z treści faktury weryfikację i zatwierdzanie, skończywszy na przesłaniu do zapłaty.
Invoice Automation apewnia pełną przejrzystość i kontrolę całości procesu obsługi faktur. Gwarantowany przyrost efektywności i oszczędność kosztów przy jednoczesnej pełnej automatyzacji obiegu faktur.
Basware Invoice Automation jest łatwym w użyciu systemem o wysokim stopniu automatyzacji, służącym do zarządzania i kontrolowania procesu przetwarzania faktur w organizacji. Umożliwia pełną automatyzację procesu, począwszy od rozpoznania danych z treści faktury weryfikację i zatwierdzanie, skończywszy na przesłaniu do zapłaty.
Invoice Automation apewnia pełną przejrzystość i kontrolę całości procesu obsługi faktur. Gwarantowany przyrost efektywności i oszczędność kosztów przy jednoczesnej pełnej automatyzacji obiegu faktur.
Najwydajniej zautomatyzowany
proces obsługi zobowiązań
Basware Invoice Automation pracuje w oparciu o automatyczne uzgadnianie faktur wg reguł kwalifikacyjnych – pozwalając zminimalizować konieczność wykonywania czasochłonnych czynności powtarzających się w obsłudze faktur. Ponadto oferuje wydajne zarządzanie wyjątkami. Basware Invoice Automation optymalizuje szybkość procesu w wydziałach finansowych i jednostkach biznesowych, co pozwala organizacji skoncentrować się na wytwarzaniu wartości dodanej dla klientów i dostawców.
Zoptymalizowana technika pracy – kanon najlepszych praktyk – umożliwia wysoki poziom automatyzacji, a także zapewnia zgodność z wymogami aktów prawnych. Rozwiązanie zapewnia pełną przejrzystość i kontrolę nad procesem obsługi faktur.
obieg faktur - Basware Invoice Automation, Processing
Rozwiązanie firmy Basware pozwala osiągnąć najlepszą w klasie operacyjność
Rozwiązanie firmy Basware pozwala osiągnąć najlepszą w klasie operacyjność obsługi zobowiązań – ma ona istotną korzyść konkurencyjną, gdy właściwe zarządzanie gotówką daje wymierny zysk.
Poprawa wydajności działalności w całej organizacji
Używając rozwiązań firmy Basware, możecie zautomatyzować cały proces obsługi faktur, a w nim: pobieranie danych z faktur papierowych i e-faktur, uzgadnianie faktur z zamówieniami oraz umowami, workflow weryfikacji i zatwierdzania faktur, a także przesłanie danych do systemu ERP lub systemu finansowego.
Wymierne korzyści
Rozwiązanie Invoice Automation firmy Basware pomaga znacznie odciążyć organizację w pracach wymaganych przy przetwarzaniu faktur. W rezultacie Państwa organizacja oszczędza pieniądze, ponieważ nie trzeba już ręcznie wprowadzać faktur papierowych, sprawdzać ich, rozprowadzać wewnątrz organizacji, ani odszukiwać czy umieszczać w archiwum.
Rozpoznanie danych
W Basware Invoice Automation wykorzystano najnowocześniejszą technologię skanowania i optycznego rozpoznawania znaków (OCR), aby umożliwić zautomatyzowane zbieranie danych z faktur oraz ich walidację przy użyciu kombinacji różnych rozwiązań technologicznych. Basware Invoice Automation może też przyjmować faktury wprost do systemu albo wprowadzane jako e-faktury albo jako wynik usługi świadczonej przez osoby trzecie np. za pomocą Basware Scan & Capture Service albo Basware e-Invoicing.
Przetwarzanie faktur
Proces przetwarzania zaczyna się od automatycznego uzgodnienia faktur z zamówieniami, umowami lub innymi predefiniowanymi planami realizacji płatności. Faktury, które nie osiągną uzgodnienia (ale mają powiązane zamówienie, umowę lub plan płatności) zostają automatycznie zadekretowane i przesłane do właściwej osoby celem sprawdzenia i uzyskania zatwierdzenia. Dostępne w systemie, elastyczne zarządzanie regułami biznesowymi pomaga usprawniać i rozwijać proces obsługi faktur, aby jak najlepiej dopasować system do potrzeb organizacji.
Kontrola nad całym procesem
Możecie kontrolować cały proces obsługi zobowiązań przez monitorowanie wszystkich transakcji. Rozwiązywanie wątpliwości związanych z dostawcą staje się kwestią sekund, skraca czas i stanowi wartość dla dostawców, nabywców.
Przekazanie do zapłaty
Po zatwierdzeniu, faktury zostają przesłane do systemu finansowego lub systemu ERP do zapłaty. W wielu przypadkach u klienta funkcjonuje kilka systemów ERP, jednak dla Basware nie stanowi to problemu — co więcej, możliwość zintegrowania z różnorakimi systemami ERP jest jedną ze ―specjalności‖ firmy Basware.
Przechowywanie danych
Gdy faktura zostanie zapłacona, cały ślad rewizyjny z przetwarzania danych oraz obraz faktury zostają zarchiwizowane w systemie i można je łatwo odszukać. Ze względu na wymóg zgodności z przepisami prawa oraz potrzebę tworzenia archiwów faktur w postaci trwałej Basware Invoice Processing ma dedykowany interfejs łączący go z modułem Basware Document Archiving, który automatycznie zapisuje dane w stanie umożliwiającym ich późniejsze wyszukanie i odczyt. Basware Invoice Processing może także wysłać zbiór danych do innego rozwiązania archiwizacyjnego lub rozwiązania zarządzającego treścią.
Raportowanie
Basware Invoice Processing umożliwia Państwu monitorowanie faktur na każdym kolejnym etapie procesu ich przetwarzania. Rozbudowane, łatwe w użyciu funkcje tworzenia raportów pozwolą Państwu sporządzać raporty wg własnej definicji z dowolnych danych znajdujących się na fakturze (już zapłaconej lub przed zapłatą).
Zaangażowanie dostawców do udziału w procesie
Za pomocą Supplier Portal firmy Basware Państwa dostawcy mogą odbierać zlecenia z Państwa systemu zakupowego i dostarczać odnośne faktury bezpośrednio do systemu przetwarzania faktur u Państwa. Oprócz tego wgląd na bieżąco w status przetwarzania faktury redukuje zapytania od dostawców o fakturę, które niepotrzebnie obciążają personel pracujący przy obsłudze zobowiązań.
Uzgadnianie faktur z zamówieniami
Moduł Basware Order Matching automatycznie uzgadnia faktury z zaakceptowanymi zamówieniami poprzez analizę na poziomie nagłówków lub linii dokumentu albo z potwierdzeniami odbioru zamówionego towaru (analiza na poziomie linii). Ślad rewizyjny przetwarzania danych oraz dekret zostają automatycznie skopiowane na fakturę — nie trzeba wykonywać ręcznych czynności — i faktura może zostać przekazana bezpośrednio do systemu ERP do zapłaty. Podczas uzgadniania informacji w nagłówkach i liniach dokumentu, Basware Order Matching weryfikuje, czy istnieje w systemie zatwierdzone zamówienie i kopiuje dekretację, a następnie upewnia się, czy towar został faktycznie odebrany, i dopiero po tym oznacza fakturę jako pomyślnie uzgodnioną. Używając rozwiązań Basware można ponadto dołączyć dodatkowe kryteria warunkujące pomyślne uzgodnienie, jak np. kontrola jakości lub kontrola warunków umowy zakupu. W przypadku tych organizacji, które uzgadniają faktury z odbiorami towaru, system automatycznie porówna wartości na fakturze z sumami odbioru.
Uzgadnianie faktur z umowami
Moduł Basware Contract Matching automatyzuje przetwarzanie faktur bez zamówień. Faktury te nie są oparte na zamówieniach i często zawierają pozycje kosztów, takie jak: czynsz najmu, media, różne usługi, rachunki telefoniczne itp. Przeważnie takich faktur stanowią ok. 12–45% wolumenu faktur. Workflow zatwierdzenia faktury, jak i dekretacje takiej faktury są (często) takie same, co zasadniczo stanowi dla obsługi zobowiązań i kontrolera zatwierdzającego zadanie powtarzające się. Cykliczna natura tych faktur czyni z nich idealny materiał do zautomatyzowania i stwarza bardzo sprzyjającą okoliczność dla dalszego usprawnienia procesu. System automatycznie uzgadnia fakturę z planem płatności wynikłym ze źródłowej umowy (zwykle są to plany budżetowe lub harmonogramowe) i przekazuje ją do systemu ERP do zapłaty Jeżeli faktura nie zgadza się, to zostaje automatycznie zadekretowana i przesłana do osoby kompetentnej do zatwierdzenia.
Możecie wprowadzić do użytkowanego rozwiązania wszystkie powiązane z umowami plany płatności swojej organizacji wraz z ich dekretacją, a także budżety i harmonogramy realizacji jako tzw. ‗contracts‘. System pozwala ponadto śledzić faktury uzgadniane wg budżetu lub harmonogramu i automatycznie poinformuje o ewentualnych wygasających umowach.
Rozwiązanie Invoice Automation pomaga obniżyć w przedsiębiorstwie koszty przetwarzania faktur o 40–60%. Oszczędności narastają, ponieważ w organizacjach z wdrożonym rozwiązaniem nie trzeba już ręcznie wprowadzać faktur papierowych, sprawdzać ich, rozprowadzać wewnątrz organizacji, ani odszukiwać czy archiwizować. Łatwa integracja rozwiązań firmy Basware z dotychczasowymi systemami przyniesie jeszcze większy zwrot z Państwa inwestycji ERP
Basware Enterprise Purchase to Pay Suite
Maksymalne korzyści poprzez usprawnienie całego procesu P2P. Rozwiązania z pakietu Basware Enterprise Purchase to Pay automatyzują trzy główne procesy: zakupy (zaopatrzenie), zobowiązania oraz zarządzanie podróżami służbowymi.
Rozwiązania firmy Basware dostarczają wartość przez zapewnienie użytkownikom kontroli nad wszystkimi aspektami procesu za pomocą pełnego śledzenia: każdego dokumentu obecnego w systemie, historii tego dokumentu, jego aktualnego statusu. Basware zaspokaja zapotrzebowanie użytkowników, zapewniając ergonomiczną i efektywną funkcjonalność użytkową osiągającą poziom ponadprzeciętny w branży. Wbudowana inteligentna automatyzacja procesu oraz wydajne zarządzanie przypadkami wyjątkowymi w procesie zwiększają efektywność procesu i obniżają koszty. Wybierając Basware, możecie myśleć kategoriami rzeczy wielkich, a zacząć od rzeczy niewielkich. Znajdujące się w pakiecie aplikacje są zbudowane hybrydowo i zawierają m.in. system pomocy krok-po-kroku z myślą o tym, by dopomóc w zbudowaniu kompletnego, które będzie maksymalnie dobrze spełniało specyficzne wymagania organizacji.
Rozwiązanie Enterprise Purchase to Pay firmy Basware oferuje łatwe wdrożenie systemu i rozruch. System Basware jest kompatybilny z ponad 200 systemami ERP i uzyskał certyfikaty integralności ze wszystkimi wiodącymi systemami ERP na rynku. Certyfikat zgodności Microsoft ―Certified for Windows Server 2003‖, certyfikaty i aprobaty – SAP Certified Interface‖ i – Certified for SAP Netweaver‖ gwarantują doskonale płynną integrację z rozwiązaniem Basware Enterprise Purchase to Pay.
Pakiet Basware Enterprise Purchase to Pay stanowi rozwiązanie informatyczne do automatyzacji procesów P2P – nie dorównuje mu żadne inne rozwiązanie workflow-owe, ani żaden system ERP.
kontrola faktur - Basware Invoice Automation, Processing
Basware jest globalnym liderem wśród dostawców rozwiązań Purchase-to-Pay, posiada ponad 1500 klientów i 1000000 użytkowników w 50 krajach na całym świecie. Rozwiązania Basware są rozprowadzane i wdrażane w Europie, USA oraz regionie Azji i Pacyfiku za pośrednictwem silnie rozbudowanej sieci biur oraz partnerów biznesowych Basware.
Poprawa wydajności działalności w całej organizacji
Używając rozwiązań firmy Basware, możecie zautomatyzować cały proces obsługi faktur, a w nim: pobieranie danych z faktur papierowych i e-faktur, uzgadnianie faktur z zamówieniami oraz umowami, workflow weryfikacji i zatwierdzania faktur, a także przesłanie danych do systemu ERP lub systemu finansowego.
Wymierne korzyści
Rozwiązanie Invoice Automation firmy Basware pomaga znacznie odciążyć organizację w pracach wymaganych przy przetwarzaniu faktur. W rezultacie Państwa organizacja oszczędza pieniądze, ponieważ nie trzeba już ręcznie wprowadzać faktur papierowych, sprawdzać ich, rozprowadzać wewnątrz organizacji, ani odszukiwać czy umieszczać w archiwum.
Rozpoznanie danych
W Basware Invoice Automation wykorzystano najnowocześniejszą technologię skanowania i optycznego rozpoznawania znaków (OCR), aby umożliwić zautomatyzowane zbieranie danych z faktur oraz ich walidację przy użyciu kombinacji różnych rozwiązań technologicznych. Basware Invoice Automation może też przyjmować faktury wprost do systemu albo wprowadzane jako e-faktury albo jako wynik usługi świadczonej przez osoby trzecie np. za pomocą Basware Scan & Capture Service albo Basware e-Invoicing.
Przetwarzanie faktur
Proces przetwarzania zaczyna się od automatycznego uzgodnienia faktur z zamówieniami, umowami lub innymi predefiniowanymi planami realizacji płatności. Faktury, które nie osiągną uzgodnienia (ale mają powiązane zamówienie, umowę lub plan płatności) zostają automatycznie zadekretowane i przesłane do właściwej osoby celem sprawdzenia i uzyskania zatwierdzenia. Dostępne w systemie, elastyczne zarządzanie regułami biznesowymi pomaga usprawniać i rozwijać proces obsługi faktur, aby jak najlepiej dopasować system do potrzeb organizacji.
Kontrola nad całym procesem
Możecie kontrolować cały proces obsługi zobowiązań przez monitorowanie wszystkich transakcji. Rozwiązywanie wątpliwości związanych z dostawcą staje się kwestią sekund, skraca czas i stanowi wartość dla dostawców, nabywców.
Przekazanie do zapłaty
Po zatwierdzeniu, faktury zostają przesłane do systemu finansowego lub systemu ERP do zapłaty. W wielu przypadkach u klienta funkcjonuje kilka systemów ERP, jednak dla Basware nie stanowi to problemu — co więcej, możliwość zintegrowania z różnorakimi systemami ERP jest jedną ze ―specjalności‖ firmy Basware.
Przechowywanie danych
Gdy faktura zostanie zapłacona, cały ślad rewizyjny z przetwarzania danych oraz obraz faktury zostają zarchiwizowane w systemie i można je łatwo odszukać. Ze względu na wymóg zgodności z przepisami prawa oraz potrzebę tworzenia archiwów faktur w postaci trwałej Basware Invoice Processing ma dedykowany interfejs łączący go z modułem Basware Document Archiving, który automatycznie zapisuje dane w stanie umożliwiającym ich późniejsze wyszukanie i odczyt. Basware Invoice Processing może także wysłać zbiór danych do innego rozwiązania archiwizacyjnego lub rozwiązania zarządzającego treścią.
Raportowanie
Basware Invoice Processing umożliwia Państwu monitorowanie faktur na każdym kolejnym etapie procesu ich przetwarzania. Rozbudowane, łatwe w użyciu funkcje tworzenia raportów pozwolą Państwu sporządzać raporty wg własnej definicji z dowolnych danych znajdujących się na fakturze (już zapłaconej lub przed zapłatą).
Zaangażowanie dostawców do udziału w procesie
Za pomocą Supplier Portal firmy Basware Państwa dostawcy mogą odbierać zlecenia z Państwa systemu zakupowego i dostarczać odnośne faktury bezpośrednio do systemu przetwarzania faktur u Państwa. Oprócz tego wgląd na bieżąco w status przetwarzania faktury redukuje zapytania od dostawców o fakturę, które niepotrzebnie obciążają personel pracujący przy obsłudze zobowiązań.
Uzgadnianie faktur z zamówieniami
Moduł Basware Order Matching automatycznie uzgadnia faktury z zaakceptowanymi zamówieniami poprzez analizę na poziomie nagłówków lub linii dokumentu albo z potwierdzeniami odbioru zamówionego towaru (analiza na poziomie linii). Ślad rewizyjny przetwarzania danych oraz dekret zostają automatycznie skopiowane na fakturę — nie trzeba wykonywać ręcznych czynności — i faktura może zostać przekazana bezpośrednio do systemu ERP do zapłaty. Podczas uzgadniania informacji w nagłówkach i liniach dokumentu, Basware Order Matching weryfikuje, czy istnieje w systemie zatwierdzone zamówienie i kopiuje dekretację, a następnie upewnia się, czy towar został faktycznie odebrany, i dopiero po tym oznacza fakturę jako pomyślnie uzgodnioną. Używając rozwiązań Basware można ponadto dołączyć dodatkowe kryteria warunkujące pomyślne uzgodnienie, jak np. kontrola jakości lub kontrola warunków umowy zakupu. W przypadku tych organizacji, które uzgadniają faktury z odbiorami towaru, system automatycznie porówna wartości na fakturze z sumami odbioru.
Uzgadnianie faktur z umowami
Moduł Basware Contract Matching automatyzuje przetwarzanie faktur bez zamówień. Faktury te nie są oparte na zamówieniach i często zawierają pozycje kosztów, takie jak: czynsz najmu, media, różne usługi, rachunki telefoniczne itp. Przeważnie takich faktur stanowią ok. 12–45% wolumenu faktur. Workflow zatwierdzenia faktury, jak i dekretacje takiej faktury są (często) takie same, co zasadniczo stanowi dla obsługi zobowiązań i kontrolera zatwierdzającego zadanie powtarzające się. Cykliczna natura tych faktur czyni z nich idealny materiał do zautomatyzowania i stwarza bardzo sprzyjającą okoliczność dla dalszego usprawnienia procesu. System automatycznie uzgadnia fakturę z planem płatności wynikłym ze źródłowej umowy (zwykle są to plany budżetowe lub harmonogramowe) i przekazuje ją do systemu ERP do zapłaty Jeżeli faktura nie zgadza się, to zostaje automatycznie zadekretowana i przesłana do osoby kompetentnej do zatwierdzenia.
Możecie wprowadzić do użytkowanego rozwiązania wszystkie powiązane z umowami plany płatności swojej organizacji wraz z ich dekretacją, a także budżety i harmonogramy realizacji jako tzw. ‗contracts‘. System pozwala ponadto śledzić faktury uzgadniane wg budżetu lub harmonogramu i automatycznie poinformuje o ewentualnych wygasających umowach.
Rozwiązanie Invoice Automation pomaga obniżyć w przedsiębiorstwie koszty przetwarzania faktur o 40–60%. Oszczędności narastają, ponieważ w organizacjach z wdrożonym rozwiązaniem nie trzeba już ręcznie wprowadzać faktur papierowych, sprawdzać ich, rozprowadzać wewnątrz organizacji, ani odszukiwać czy archiwizować. Łatwa integracja rozwiązań firmy Basware z dotychczasowymi systemami przyniesie jeszcze większy zwrot z Państwa inwestycji ERP
Basware Enterprise Purchase to Pay Suite
Maksymalne korzyści poprzez usprawnienie całego procesu P2P. Rozwiązania z pakietu Basware Enterprise Purchase to Pay automatyzują trzy główne procesy: zakupy (zaopatrzenie), zobowiązania oraz zarządzanie podróżami służbowymi.
Rozwiązania firmy Basware dostarczają wartość przez zapewnienie użytkownikom kontroli nad wszystkimi aspektami procesu za pomocą pełnego śledzenia: każdego dokumentu obecnego w systemie, historii tego dokumentu, jego aktualnego statusu. Basware zaspokaja zapotrzebowanie użytkowników, zapewniając ergonomiczną i efektywną funkcjonalność użytkową osiągającą poziom ponadprzeciętny w branży. Wbudowana inteligentna automatyzacja procesu oraz wydajne zarządzanie przypadkami wyjątkowymi w procesie zwiększają efektywność procesu i obniżają koszty. Wybierając Basware, możecie myśleć kategoriami rzeczy wielkich, a zacząć od rzeczy niewielkich. Znajdujące się w pakiecie aplikacje są zbudowane hybrydowo i zawierają m.in. system pomocy krok-po-kroku z myślą o tym, by dopomóc w zbudowaniu kompletnego, które będzie maksymalnie dobrze spełniało specyficzne wymagania organizacji.
Rozwiązanie Enterprise Purchase to Pay firmy Basware oferuje łatwe wdrożenie systemu i rozruch. System Basware jest kompatybilny z ponad 200 systemami ERP i uzyskał certyfikaty integralności ze wszystkimi wiodącymi systemami ERP na rynku. Certyfikat zgodności Microsoft ―Certified for Windows Server 2003‖, certyfikaty i aprobaty – SAP Certified Interface‖ i – Certified for SAP Netweaver‖ gwarantują doskonale płynną integrację z rozwiązaniem Basware Enterprise Purchase to Pay.
Pakiet Basware Enterprise Purchase to Pay stanowi rozwiązanie informatyczne do automatyzacji procesów P2P – nie dorównuje mu żadne inne rozwiązanie workflow-owe, ani żaden system ERP.
kontrola faktur - Basware Invoice Automation, Processing
Basware jest globalnym liderem wśród dostawców rozwiązań Purchase-to-Pay, posiada ponad 1500 klientów i 1000000 użytkowników w 50 krajach na całym świecie. Rozwiązania Basware są rozprowadzane i wdrażane w Europie, USA oraz regionie Azji i Pacyfiku za pośrednictwem silnie rozbudowanej sieci biur oraz partnerów biznesowych Basware.
