Powody, dla których organizacje poszukują nowych rozwiązań w procesie Zobowiązań.
W każdej rozwijającej się organizacji przychodzi moment, gdy proces obsługi dokumentów zobowiązaniowych i jego automatyzacja wychodzi na pierwszy plan. Takie są fakty! Mając tego świadomość, warto zadać sobie pytanie, z jakich powodów i w jakich sytuacjach obszar AP (Account Payables) wymaga natychmiastowych usprawnień. W oparciu o naszą wiedzę praktyczną oraz na podstawie licznych opracowań i analiz, możemy pomóc Ci stwierdzić, czy Twoja firma także zyskałaby na wprowadzeniu takich usprawnień.

Konieczność optymalizacji kosztów, ograniczony i utrudniony dostęp do dokumentów zobowiązaniowych, problemy z odnajdywanie i zarządzaniem dokumentami papierowymi oraz brak możliwości efektywnego zarządzania przepływem gotówki to najczęściej wymieniane czynniki skłaniające do poszukiwania nowych, bardziej efektywnych rozwiązać.

Przeanalizujmy, czym tak naprawdę zajmują się pracownicy Departamentu Zobowiązań? Jaką część ich czasu pracy pochłania mozolne:

– ustalanie właściwego adresata dokumentu;

– ustalanie statusu dokumentu, chociażby w sytuacji, gdy dostawca zechce zasięgnąć informacji o statusie swoich należności;

– uzyskanie właściwego opisu i akceptacji;

– czy wreszcie manuale wprowadzenie danych do systemu, co każdorazowo obciążone jest ryzykiem pomyłki.

Sięgnijmy po przykład obrazujący niedoskonałości działania obszaru AP już u jego podstaw. Sytuacja, z jaką spotykamy się, na co dzień: dzwoni Twój Dostawca i pyta o status swojego dokumentu. Jak szybko otrzyma odpowiedź?

Z reguły pytałby zapewne wprost o status płatności. Jak ustalić gdzie teraz znajduje się jego dokument? Czy w ogóle dotarł do organizacji? Gdzie i dlaczego aktualnie utknął?

Dostawca oczekuje na odpowiedź a pracownik poświęca swój cenny czas na żmudne dochodzenie.

Czy życie dokumentu zobowiązaniowego kończy się w chwili, gdy za niego zapłacimy? Jak często problemem staje się zwykłe przygotowanie, na potrzeby przeróżnych kontroli i audytów, zbioru dokumentów i powiązanej z nimi dodatkowej dokumentacji?

Jak bowiem poddać analizie nasze relacje z dostawcami i dokonać ich właściwej oceny inaczej, niż na podstawie trwale udokumentowanej historii zrealizowanych transakcji?

Trudności z analizą stanu zobowiązao są bolesnym skutkiem sytuacji opisanych powyżej. Brak scentralizowanej, aktualnej i stale dostępnej bazy informacji dotyczących niezapłaconych faktur, uniemożliwia najprostszą analizę zapotrzebowania na środki pieniężne. W takiej sytuacji efektywne zarządzanie środkami pieniężnymi w organizacji jest zwyczajnie niemożliwe i przypomina raczej wróżenie z fusów.

Warto na koniec podkreślić, iż automatyzacja to nie koniec drogi ewolucji w obszarze zobowiązań. Proces po zautomatyzowaniu dostarcza organizacji danych w zupełnie innej postaci i perspektywie. Pozwala to zidentyfikować kolejne obszary, które mogą wymagać usprawnienia, w efekcie pozwalając na ciągły wzrost przejrzystości i wydajności procesu.

Marcin Miller CEO